Comment répondre à un marché public ?

En amont : se faire connaître des acheteurs

Vous allez trouver, de prime abord, un grand nombre de marchés susceptibles de correspondre de manière plus ou moins pertinente à votre activité. Ne vous engagez pas dans une procédure de réponse sans avoir bien sélectionné les offres et analysé le marché en détail. Une fois que vous avez mis en adéquation vos forces avec les pré-requis demandés par l’acheteur vous pouvez vous lancer dans une réponse circonstanciée.

Cette première phase d’analyse est la garantie d’un taux de réussite satisfaisant et vous prémunira d’un découragement prématuré.

Rencontrer les acheteurs reste paradoxalement un moyen intéressant de se faire connaitre et de mettre toutes les chances de son côté dans les procédures à venir. Il est plus facile de valoriser son dossier lorsque l’acheteur vous connait.

Les services achats sont les premiers donneurs d’ordres. C’est donc vers eux que vous pouvez vous orienter en tout premier lieux.

Contrairement au monde de l’entreprise vous ne pourrez pas ressortir de cette entrevue avec un bon de commande. Vous devrez attendre le lancement d’un appel d’offres. De plus l’acheteur public ne pourra pas vous recevoir si un appel d’offres est en cours pour des raisons d’équité entre les répondants.

Toutes les informations que vous pourrez collecter seront cependant très précieuses pour comprendre la problématique de votre futur client et pour adapter votre offre et votre discours.

De plus l’acheteur vous aura clairement identifier et sera d’autant plus à même de situer votre domaine d’expertise et d’analyser votre réponse. Vous aurez enfin des informations de première main concernant les marchés à venir et leurs dates de publication. Vous serez donc informé « en temps réel » et vous aurez tout le temps de préparer votre réponse en ayant tous les atouts en main.

Sélectionner les appels d'offres

La sélection des appels d’offres peut être faite géographiquement et/ou par l’identification du secteur d’activité recherché. La plupart des moteurs de recherche propose une recherche par mots clés. La recherche par secteur d’activité est plus pertinente car elle limite le taux d’erreur et vous permet de cibler votre cœur de métier de façon précise.

Cibler sa réponse

Trouver des marchés c’est facile, y répondre de manière pertinente c’est plus dur. La première étape est d’identifier les marchés pour lesquels on a le plus de chances d’être retenus. Il faut bien sur accepter un taux d’échec mais il convient de le limiter.

Une réponse à un appel d'offres comporte deux parties : une administrative et une technique.

La partie technique nécessite de remplir les mêmes formulaires et de produire les mêmes pièces justificatives.

La seconde partie est constituée des éléments techniques. Il faut alors adapter sa réponse au cahier des charges et ne répondre qu’aux questions posées. Il s’agit d’un chemin balisé duquel il ne faut pas s’éloigner.

La trame de votre réponse se trouve dans l’appel d’offres. Soyez scolaire et suivez les instructions, sans en oublier et tout se passera pour le mieux.

Les réponses sont analysées selon une grille de lecture pré-établie et sont notées selon des critères de prix, de qualité de service, etc.

Cette grille est transparente et tous les critères sont mentionnées dans les clauses.

Analyser son échec

Vous subirez des échecs. Vous pouvez baisser les bras ou en profiter pour apprendre et progresser. Vous serez alors encore plus efficace pour répondre aux prochains marchés qui se présenteront à vous.

Pour cela il ne faut pas hésiter à interroger l’acheteur sur les raisons du rejet de votre offre, vous en apprendrez beaucoup…

En général il se pliera bien volontiers à cet exercice, d’autant plus que la procédure se doit d’être transparente et publique.

La décision finale est motivée et l’acheteur vous expliquera les points forts, et les points faibles de votre offre.