La dématerialisation, comment ça marche ?

La dématérialisation des marchés publics représente la possibilité de passer des marchés par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme accessible en ligne.

Les règles de l’achat public les mêmes que pour tout autre support.

La dématérialisation dans les marchés publics est une volonté émanant des entreprises et de l'Etat, de moderniser la procédure de passation de marché.

Initié en 2006 cette réforme se poursuit avec pour échéances :

• A compter du 1er janvier 2010, l'acheteur, devra publier l'avis de publicité sur son profil d'acheteur.
• A compter du 1er janvier 2010, l'acheteur devra également publier les documents de la consultation sur son profil d'acheteur.
• A compter du 1er janvier 2010 et du 1er janvier 2012 : Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques, l'entreprise devra transmettre par voie électronique les candidatures et les offres dès le 1er janvier 2010.

Au 1er Janvier 2012, l'acheteur devra prendre les dispositions nécessaires pour accepter de recevoir les candidatures et offres qui lui seront transmises par voie électronique.

1 - Les enjeux de la dématerialisation

Pour les entreprises la dématérialisation permet avant tout l’accès aux marchés, à la totalité des marchés, de façon simplifiée.

C’est également un enjeu de coût et de productivité : prise en considération le plus en amont possible des marchés.

La dématérialisation représente également une réduction de coûts importants. Les coûts liés à l'affranchissement des plis notamment, ou au traitement de l'information par les ressources humaines (gains financiers).

C’est également un gain écologique en tendant vers le « zero papier ».

De l’autre côté, côté administration c'est une procédure moins longue, également moins coûteuse, qui va lui permettre de réagir plus efficacement sur les offres qui lui sont proposées.

En d'autres termes, ce qui est en jeu c'est une meilleure fluidité de la procédure de passation des marchés publics.

2 - Les aspects de la dématerialisation

• La mise en ligne des Avis d'Appel Public à la Concurrence (AAPC)
• Obtenir les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en ligne
• La réponse électronique des entreprises

A) Les AAPC : Avis d'Appel Public à la Concurrence

Le support électronique est un support de publicité qui s’ajoute aux supports traditionnels. Les modalités de diffusion sont identiques sur tous les supports. Pour les marchés inférieurs à 90 000 euros l'administration a la possibilité de diffuser ces publicités sur son site Internet.

B) Le Dossier de Consultation des Entreprises : LE DCE

L'acheteur doit publier son DCE sur son profil pour tous les marchés d'un montant supérieur à 90.000 Euros HT. L’ensemble du DCE est libre d'accès. L'entreprise candidate n'est pas dans l'obligation de s'identifier sur le profil de l'acheteur (article 1 de l'arrêté du 14 décembre 2009), toutefois rappelons que cette identification est de nature à favoriser leur information concernant les changements apportés au DCE. Cette procédure de mise en ligne du DCE, permet un accès simplifié : dès que l'AAPC est mise en ligne, celui-ci comporte le lien direct du DCE.

C) La réponse électronique

Pour gérer la diffusion des appels d'offres et la réception des réponses électroniques tout en respectant les principes des procédures de passation des marchés publics, les dossiers de candidature doivent être déposés sur une plate-forme qui se doit d’assurer la confidentialité de l’envoi et la conformité de la précure de sélection des offres. Pour cela les acheteurs doivent se doter d’une plate-forme, et les entreprises doivent utiliser une signature électronique pour répondre.

3 - Les outils de la réponse électronique

La plate-forme de dématerialisation

Pour retirer le DCE et déposer un dossier de candidature

La signature électronique ou certificat électronique

L'entreprise doit acquérir un certificat de signature électronique auprès d'une Autorité de Certification.

Ce certificat peut prendre la forme d'un logiciel (stocké sur le disque dur de l'ordinateur - solution qui ne nous semble pas présenter toutes les sécurités necessaires), ou prendre une forme matérielle tel qu'une clé USB permettant une sécurité plus élevée.

Pour être sécurisée elle doit satisfaire aux exigences suivantes : être propre au signataire, avoir été créée par des moyens que le signataire garde sous son contrôle exclusif, garantir un lien avec l'acte auquel elle s'attache de sorte que soit détectable toutes modifications ultérieures de l'acte.

Le coût du certificat est variable selon l'autorité de certification et des services proposés.

La signature électronique est un procédé ayant une triple fonction :

• 1. servir à identifier le signataire
• 2. Manifester sa volonté d’adhésion à l’acte signé
• 3. Garantir l’intégrité de l’acte